Privacybeleid scouting Hintham (St. Christoffel) (Versie: 2025-04-01)
Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen
organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden. De
gegevens van leden worden opgenomen in ons ledenadministratiesysteem Scouts Online
(SOL). Als lid, heb je zelf altijd inzicht in je eigen gegevens, en heb je de mogelijkheid
deze te bewerken en om gegevens af te schermen. Hoe we met deze gegevens omgaan staat
beschreven op https://www.scouting.nl/privacy.
Daarnaast hebben wij als scouting Hintham een aantal aanvullingen op het privacybeleid
van Scouting Nederland. Deze staan hieronder beschreven:
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via de ledenadministratie. De gegevens van het inschrijfformulier
worden, zodra het lidmaatschap ingaat, geregistreerd in Scouts Online. Vervolgens wordt het
inschrijfformulier gearchiveerd door de ledenadministratie. Na uitschrijving zal het formulier binnen
één jaar uit het archief gehaald en vernietigd worden. V oor Scouts Online zie het privacy statement op
https://www.scouting.nl/privacy.
Formulieren omtrent gezondheids-/informatie, activiteiten en kampen
Scouting Hintham hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein
hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Dit geldt voor zowel de reguliere
draaidagen als voor activiteiten zoals een overnachting of kamp. Het is in dat geval noodzakelijk dat
de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk
hierbij aan voedselallergieën en medicijngebruik.
V oor deze gelegenheden wordt gebruik gemaakt van een combinatie van een ouderverklaring en een
activiteitenformulier. Deze dienen te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De
ingeleverde formulieren worden zorgvuldig bewaard in een map en niet digitaal geregistreerd. De
formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden jaarlijks
door de ouder(s)/verzorger(s) van het lid doorgenomen om te controleren of de gegevens nog actueel
zijn. Hierbij wordt ervoor gezorgd dat de ouder(s)/verzorger(s) alleen het voor hun kind bestemde
formulier kunnen inzien. Na uitschrijving zullen de formulieren binnen één jaar uit de map worden
gehaald en vernietigd.
Indien een jeugdlid tijdens een kamp bepaalde medicijnen moet gebruiken, wordt door de
ouder/verzorger ook een medicijnverklaring ingevuld. Hierin staat specifiek opgenomen welk medicijn
gebruikt wordt, op welke tijdstippen, met welke doseringen etc. Dit formulier is alleen geldig
gedurende de op het formulier aangegeven periode en wordt na het verstrijken van die periode uit de
map gehaald en vernietigd.Financiële gegevens
V oor de financiële administratie maakt Scouting Hintham gebruik van automatische
machtigingen. Op het inschrijfformulier wordt deze machtiging verleend door de
ouder(s)/verzorger(s). De inschrijfformulieren worden op papier bewaard door de
ledenadministratie en de machtigingsgegevens worden geregistreerd in
ledenadministratiesysteem Scouts Online. V oor Scouts Online staat het privacy
statement op https://www.scouting.nl/privacy. Ook de penningmeester van Scouting
Hintham heeft inzicht in de financiële gegevens. Na uitschrijving zal het formulier
binnen één jaar uit het archief gehaald en vernietigd worden.
Contact via de E-Mail
V oor het verzenden van e-mails wordt indien mogelijk van het mailsysteem van SOL gebruik
gemaakt. Echter biedt dit pakket niet in alle omstandigheden de juiste mogelijkheden. In die
gevallen wordt mail vanuit het mailprogramma van de verzender gestuurd. In het geval van een
mail gericht aan meerdere geadresseerden, is het de regel om de adressen in het bcc-veld te
plaatsen zodat de adressen van de geadresseerden voor elkaar verborgen blijven.
Sociale Media en Beeldmateriaal
Scouting Hintham maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie
van de vereniging en als herinnering. Dit materiaal is vooral bedoeld om op onze sociale media
pagina’s te plaatsen (waaronder Facebook, Instagram en onze website). Op deze manier kunnen
anderen zien wat voor leuke activiteiten er zoal georganiseerd worden. V oor de leden zelf kan het
een leuk aandenken zijn aan een geslaagde draaidag. Bij het plaatsen van dit materiaal worden de
namen van de kinderen niet benoemd. De namen zullen dan ook niet als omschrijving bij de
foto’s staan en kinderen worden niet in foto’s getagd. Verder kunnen de gemaakte foto’s ook
incidenteel gebruikt worden bij bijvoorbeeld het maken van folders, herinneringsboekjes, flyers
etc. In deze gevallen zal specifiek om toestemming gevraagd worden aan de ouders/verzorgers.
Op het activiteitenformulier kan door de ouder/verzorger aangegeven worden of er
foto’s/filmpjes van het jeugdlid op sociale media geplaatst mogen worden. Indien hier geen
toestemming voor wordt gegeven dient de speltakstaf er zorg voor te dragen dat dit ook niet
gebeurt.
Nieuwsbrief
Scouting Hintham maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante
lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief of op hun, in
SOL geregistreerde, e-mailadres. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out (aangeven dat er geen
interesse is voor het ontvangen van de nieuwsbrief).
Wijzigingen beleid
Scouting Hintham past haar privacybeleid indien nodig van tijd tot tijd aan om deze up-to- date
te houden. Op de website zal de meest recente versie van onze privacyverklaring worden
opgenomen. Alle wijzigingen dienen door de groepsraad te worden goedgekeurd. Bij belangrijke
wijzigingen zal Scouting Hintham alle leden hiervan per email op de hoogte stellen.
